Đặt hàng mẫu trước khi đặt lô lớn
Đặt hàng mẫu là bước mà người mới nhập hàng hay bỏ qua để tiết kiệm thời gian, rồi trả giá bằng cả một lô. Ảnh đẹp, người bán nói hay, giá tốt — nhưng hàng về thì màu khác, cỡ khác, hoặc chất lượng không như mô tả.
Bài này bàn cách đặt mẫu cho ra thông tin thật, và đọc mẫu thế nào để quyết định có xuống tiền cho lô lớn không.
Vì sao mẫu quan trọng hơn người ta nghĩ
Ba thứ chỉ mẫu thật mới cho biết:
Màu thật. Ảnh sản phẩm chụp dưới đèn studio, chỉnh màu, và hiển thị khác nhau trên từng màn hình. Với đá, gỗ và đồng thì chênh lệch màu giữa ảnh và hàng thật là chuyện rất thường — và đó cũng là lý do trả hàng phổ biến nhất khi bạn bán lại cho khách lẻ.
Cảm giác cầm tay. Trọng lượng, độ nhám, độ hoàn thiện ở chỗ khoan lỗ và chỗ ghép nối. Một chuỗi hạt trông giống nhau trên ảnh nhưng cầm lên thì biết ngay hàng mài kỹ hay mài ẩu.
Độ đồng đều. Đây là thứ quyết định với hàng bán lẻ: hàng trong cùng một lô có giống nhau không. Mẫu một món thì không đủ để biết — cần vài món cùng loại.
Đặt mẫu thế nào cho ra thông tin
Đặt nhiều hơn một món cùng mã. Ít nhất ba món cùng loại. Một món chỉ cho biết món đó; ba món cho biết mức dao động trong lô. Nhiều nhà cung cấp chọn món đẹp nhất để gửi mẫu, nên ba món cũng chưa chắc đại diện — nhưng vẫn hơn một.
Đặt kèm mã khác trong cùng nhóm. Vừa để so sánh, vừa để đánh giá độ ổn định chất lượng của nhà cung cấp trên nhiều dòng hàng.
Ghi rõ yêu cầu bằng văn bản. Kích thước, màu, chất liệu, cách hoàn thiện. Ghi bằng con số chứ đừng bằng tính từ — "hạt 10 ly" rõ hơn "hạt vừa"; "màu tím đậm như ảnh đính kèm" rõ hơn "màu tím đẹp".
Hỏi trước về việc mẫu có được trừ vào đơn lớn không. Nhiều nhà cung cấp trừ tiền mẫu khi bạn đặt lô, và đây là điều nên thoả thuận trước chứ không hỏi sau.
Giữ nguyên mẫu, đừng dùng. Mẫu là căn cứ đối chiếu khi lô lớn về. Cất riêng, ghi ngày nhận và mã hàng.
Kiểm mẫu: danh sách theo nhóm hàng
Đá và trang sức: cân thử, đo đường kính hạt bằng thước kẹp nếu có, soi chỗ khoan lỗ xem có mẻ không, kéo nhẹ dây xem chắc không. Xem dưới ánh sáng tự nhiên chứ không chỉ dưới đèn.
Gỗ: ngửi khi ủ ấm trong tay, nhìn vân có tự nhiên không, kiểm chỗ ghép nối nếu là món nhiều mảnh. Với gỗ thơm thì hỏi rõ có tẩm hương không.
Đồng và kim loại: xem lớp hoàn thiện có đều không, có chỗ rỗ đúc không, phần đế có phẳng không. Cân thử — hàng rỗng ruột nhẹ hơn hẳn.
Gốm sứ: soi men có rạn không, gõ nhẹ nghe tiếng, đặt lên mặt phẳng xem có cập kênh không.
Hàng có điện: cắm thử, để chạy vài giờ, kiểm dây và phích cắm.
Với mọi nhóm: chụp ảnh mẫu dưới ánh sáng tự nhiên ngay khi nhận, có thước đo bên cạnh. Bộ ảnh này là căn cứ khi đối chiếu lô lớn, và cũng là ảnh bạn dùng để bán sau này.
Thử phản ứng của nhà cung cấp
Đây là phần ít người nghĩ tới nhưng có giá trị ngang với việc kiểm hàng: cách nhà cung cấp xử lý đơn mẫu cho biết họ sẽ xử lý đơn lớn thế nào.
Mấy điều đáng quan sát: họ giao đúng hẹn không; đóng gói có cẩn thận không; có gửi đúng mã mình yêu cầu không; trả lời tin nhắn nhanh hay chậm; và quan trọng nhất — khi bạn hỏi một câu khó thì họ trả lời thẳng hay né.
Câu khó nên thử: "Hàng này có qua xử lý gì không ạ?" và "Nếu lô về không giống mẫu thì bên mình xử lý thế nào?" Câu trả lời né tránh ở giai đoạn này là dự báo khá chính xác cho về sau.
Từ mẫu tới lô lớn: những gì nên ghi vào thoả thuận
Đây là phần nên có bằng văn bản, và với đơn giá trị lớn thì nên nhờ người có chuyên môn xem:
Mẫu là căn cứ. Ghi rõ lô hàng phải tương đương mẫu đã duyệt, và ghi mã mẫu, ngày duyệt.
Mức dung sai chấp nhận được. Hàng thủ công và hàng đá tự nhiên không bao giờ giống hệt nhau — nên thoả thuận trước dao động bao nhiêu là chấp nhận, thay vì tranh cãi khi hàng về.
Tỷ lệ lỗi cho phép và cách xử lý nếu vượt: đổi, trả, hay giảm giá.
Thời gian kiểm hàng sau khi nhận — bao nhiêu ngày để bạn báo lỗi. Ghi rõ, vì quá hạn thì thường mất quyền khiếu nại.
Ai chịu phí vận chuyển hàng đổi trả.
Thanh toán. Đặt cọc bao nhiêu, thanh toán nốt khi nào — trước hay sau khi kiểm hàng. Điều khoản này quyết định vị thế của bạn khi có vấn đề.
Mấy dấu hiệu nên dừng lại
Không cho đặt mẫu. Với lý do "phải đặt tối thiểu cả lô". Có thể là chính sách thật, nhưng nó đẩy toàn bộ rủi ro sang bạn — và với người mới thì nên bỏ qua nhà cung cấp như vậy.
Mẫu đẹp bất thường so với giá. Đôi khi mẫu được chọn kỹ hoặc làm riêng, còn hàng lô thì khác. Đây là lý do nên đặt ba món chứ không một.
Giục quyết nhanh. "Giá này chỉ tuần này thôi" trong bối cảnh nhập hàng thường là sức ép giả.
Không chịu ghi thoả thuận bằng văn bản. Với đơn nhỏ thì tin nhắn cũng là văn bản — miễn là có ghi rõ và bạn giữ lại. Người bán từ chối ghi bất cứ thứ gì là dấu hiệu rõ.
Khi lô về không giống mẫu
Kiểm ngay khi nhận, đừng để lâu. Mở thùng, lấy mẫu ngẫu nhiên từ nhiều thùng khác nhau chứ không chỉ thùng trên cùng. Chụp ảnh tình trạng, có thước và có mẫu đã duyệt nằm cạnh để so.
Báo ngay bằng văn bản kèm ảnh, trong thời hạn đã thoả thuận.
Đừng bán ra trước khi xử lý xong. Bán rồi mới khiếu nại thì gần như mất quyền, và bạn còn phải xử lý khách của mình.
Nói chuyện trước khi làm căng. Phần lớn trường hợp giải quyết được bằng thương lượng — đổi một phần, giảm giá, hoặc bù vào đơn sau. Nhà cung cấp muốn giữ khách lâu dài thường sẵn sàng.
Tóm lại
Đặt ít nhất ba món cùng mã để biết mức dao động, ghi yêu cầu bằng con số chứ không bằng tính từ, và giữ nguyên mẫu làm căn cứ. Chụp ảnh mẫu dưới ánh sáng tự nhiên có thước bên cạnh. Quan sát cách nhà cung cấp xử lý đơn mẫu — đó là dự báo cho đơn lớn. Và thoả thuận trước về dung sai, tỷ lệ lỗi cho phép, và thời hạn kiểm hàng.