Thanh toán đơn hàng lớn: cọc bao nhiêu, trả lúc nào, và dấu hiệu nên dừng
Hai bài trước nói cần biết gì trước đơn đầu tiên và nhập bao nhiêu là vừa. Bài này nói phần khiến người ta mất ngủ: tiền đi trước, hàng về sau.
Đơn càng lớn thì khoảng cách giữa lúc trả tiền và lúc cầm được hàng càng dài — và rủi ro nằm hết trong khoảng đó.
Chia mốc thanh toán
Cách phổ biến và hợp lý nhất là chia làm nhiều mốc thay vì trả một lần:
- Cọc khi đặt — đủ để bên làm mua nguyên liệu và yên tâm bắt tay vào.
- Một mốc giữa khi hàng làm xong hoặc khi duyệt mẫu, với đơn sản xuất.
- Phần còn lại khi nhận và kiểm xong — đây là mốc quan trọng nhất, và nên giữ lại một phần đáng kể cho nó.
Nguyên tắc: đừng trả hết trước khi kiểm hàng. Nếu đã trả hết thì mọi vấn đề sau đó đều phụ thuộc vào thiện chí của bên kia.
Cọc bao nhiêu là hợp lý
- Hàng có sẵn thì cọc thấp, vì bên bán không phải bỏ vốn làm.
- Hàng sản xuất theo đơn thì cọc cao hơn là chuyện công bằng — họ đã mua nguyên liệu và bỏ công.
- Nhà cung cấp mới thì nên chia nhỏ hơn, dù họ có thể không thích.
- Đơn đầu tiên nên nhỏ; đây là cách kiểm tốt hơn mọi điều khoản.
Nếu bên kia đòi trả toàn bộ trước với một đơn lớn từ người chưa quen, đó là điều nên cân nhắc rất kỹ.
Trả cho nhà cung cấp mới
- Kiểm thông tin doanh nghiệp trước khi chuyển khoản đầu tiên.
- Chuyển vào tài khoản đứng tên đúng bên bán — không chuyển vào tài khoản cá nhân của một người thứ ba.
- Ghi rõ nội dung chuyển khoản: mã đơn, nội dung, mốc nào.
- Lấy xác nhận đã nhận tiền bằng văn bản hoặc tin nhắn.
- Giữ mọi chứng từ cùng với đơn hàng.
Dấu hiệu nên dừng lại
Nghề nào cũng có người không tử tế, và mấy dấu hiệu này đáng để chậm lại một nhịp:
- Giục chuyển tiền gấp vì "hết hàng", "lên giá ngày mai".
- Đổi số tài khoản vào phút chót, nhất là qua tin nhắn — đây là cách lừa rất phổ biến, và cách kiểm là gọi điện thoại xác nhận bằng số cũ mình vẫn liên lạc, không gọi số ghi trong tin nhắn mới.
- Không cho xem hàng thật, chỉ có ảnh và ảnh trông quá đẹp.
- Giá thấp hơn hẳn mặt bằng mà không giải thích được vì sao.
- Không chịu ghi gì bằng văn bản, mọi thứ chỉ nói miệng.
- Địa chỉ không kiểm được, không có ai từng làm việc với họ.
Với đơn lớn từ bên chưa quen: đi xem tận nơi trước khi chuyển khoản là chi phí rẻ nhất trong cả thương vụ.
Ghi vào đơn hàng
- Mốc thanh toán và số tiền từng mốc, ghi bằng con số.
- Điều kiện của mốc cuối: kiểm xong trong bao nhiêu ngày thì mới thanh toán.
- Xử lý khi giao trễ hoặc hàng không đúng mẫu.
- Cọc có hoàn không trong từng tình huống.
- Ai chịu phí vận chuyển và rủi ro trên đường.
Khi hàng về không đúng mà tiền đã trả
Tình huống này xảy ra kể cả với mối quen, và cách xử quyết định thu lại được bao nhiêu:
- Dừng lại trước khi dỡ hết — chụp ảnh nguyên trạng kiện hàng, cả nhãn và niêm phong.
- Báo ngay trong ngày, bằng tin nhắn hoặc thư có lưu, không chỉ gọi điện.
- Nêu con số cụ thể: bao nhiêu món, lỗi gì, so với điều khoản nào trong đơn.
- Đề nghị phương án thay vì đòi chung chung — bù hàng, giảm giá, hay hoàn một phần.
- Giữ nguyên hàng chưa dùng cho tới khi hai bên chốt xong.
- Nếu số tiền lớn và bên kia im lặng thì hỏi người có chuyên môn pháp lý; giữ đủ chứng từ từ đầu chính là để dùng vào lúc này.
Và bài học rút ra cho lần sau bao giờ cũng là một câu: mốc thanh toán cuối phải đủ lớn để mình còn chỗ đứng khi thương lượng.
Công nợ — nhận và cho
- Được nợ là ưu đãi, không phải quyền; nó dựa trên lịch sử trả đúng hẹn.
- Trả đúng hẹn kể cả khi khó, và nếu không kịp thì báo trước — báo trước giữ được quan hệ, im lặng thì mất.
- Đừng lấy công nợ làm vốn lưu động; nó là vay ngắn hạn, và tới hạn thì phải có tiền.
- Nếu mình cho khách nợ thì đặt hạn mức và ghi sổ ngay lúc bán.
Một lời cuối
Phần lớn người làm nghề này tử tế, và mấy điều trên không phải để nghi ngờ tất cả mọi người. Chúng là cách làm việc bình thường của người làm ăn — và người bán đàng hoàng cũng thích làm việc với người mua rõ ràng, vì họ cũng muốn tránh hiểu nhầm.