Lập báo giá cho đơn doanh nghiệp: viết thế nào để được chọn

Ba bài trước nói chọn quà tặng doanh nghiệp, đơn lớn nhìn từ phía kho, và làm nhà cung cấp cho khách doanh nghiệp. Bài này nói tờ giấy quyết định mình có được chọn hay không: báo giá.

Người nhận báo giá thường phải trình lên cấp trên. Nghĩa là báo giá của mình phải giúp họ bảo vệ được quyết định đó — và đó là lý do báo giá rõ ràng thường thắng báo giá đẹp.

Hỏi trước khi báo giá

1. Số lượng và mốc thời gian cần hàng.
2. Ngân sách hoặc khoảng giá họ nhắm — hỏi thẳng, nhiều người sẵn sàng nói.
3. Yêu cầu về in ấn, khắc, đóng gói.
4. Giao một nơi hay nhiều nơi, và có cần chia theo danh sách người nhận không.
5. Yêu cầu hoá đơn và chứng từ phía họ cần.
6. Quy trình duyệt bên họ: cần mấy báo giá, ai duyệt, khi nào chốt.

Những gì phải có trên báo giá

• Thông tin đầy đủ hai bên: tên, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ.
• Số báo giá và ngày — nghe nhỏ nhưng bên mua cần nó để lưu hồ sơ.
• Mô tả rõ từng mục: tên hàng, quy cách, kích thước, chất liệu, màu.
• Đơn giá, số lượng, thành tiền, và ghi rõ đã gồm thuế hay chưa.
• Chi phí kèm theo tách riêng: in ấn, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt.
• Thời gian giao tính từ khi nào — từ lúc chốt đơn hay từ lúc duyệt mẫu.
• Điều kiện thanh toán và hiệu lực báo giá.

Bóc tách chi phí

• Tách ra thì dễ so và dễ duyệt; gộp một cục thì bên mua khó trình.
• Ghi rõ phần nào bắt buộc, phần nào tuỳ chọn — cho họ chỗ để cắt nếu ngân sách hẹp.
• Ghi mức giá theo bậc số lượng: 100 cái giá này, 300 cái giá kia. Cách này thường làm đơn hàng lớn lên.
• Đừng giấu phí rồi báo sau — mất đơn lần này còn hơn mất khách mãi mãi.

Ba phương án thay vì một

1. Mức thấp, mức vừa, mức cao — bên mua thường cần trình nhiều lựa chọn.
2. Ghi rõ khác nhau ở đâu: chất liệu, quy cách đóng gói, mức in ấn.
3. Nêu phương án mình khuyến nghị và lý do ngắn gọn.
4. Đừng để chênh lệch quá xa giữa ba mức; ba mức quá lệch thì trông như mình đoán.

Hiệu lực và điều khoản

• Ghi hiệu lực báo giá: bảy ngày, ba mươi ngày — và giữ đúng trong thời hạn đó.
• Ghi điều kiện về biến động giá vật tư nếu mặt hàng hay biến động.
• Nêu rõ cần duyệt mẫu trước khi vào sản xuất và thời gian làm mẫu.
• Chính sách với hàng lỗi: tỉ lệ dự phòng, cách đổi.
• Điều kiện thay đổi số lượng sau khi chốt.

Khi khách ép giá

• Hỏi họ đang so với báo giá nào — nhiều khi hai bên báo hai quy cách khác nhau.
• Giảm quy cách chứ đừng giảm giá suông: bớt in ấn, đổi hộp, giảm số lượng đóng gói lẻ.
• Có mức sàn và giữ nó; nhận đơn dưới giá vốn để giữ khách là cách lỗ có kế hoạch.
• Nói thẳng khi không làm được — từ chối rõ ràng giữ được uy tín hơn nhận rồi làm ẩu.

Kèm theo gì

• Ảnh sản phẩm thật, không dùng ảnh dàn dựng quá xa thực tế.
• Ảnh đơn tương tự đã làm, nếu khách cũ đồng ý cho dùng.
• Mẫu thật nếu đơn lớn — một mẫu cầm tay hơn mười trang giới thiệu.
• Thông tin ngắn về năng lực: làm được bao nhiêu trong bao lâu.
• Đừng gửi tệp quá nặng: bên mua thường phải chuyển tiếp cho người duyệt.

Trình bày cho dễ đọc

• Một trang cho phần chính, chi tiết để trang sau.
• Bảng rõ ràng hơn đoạn văn: mỗi dòng một mục, mỗi cột một thông tin.
• Con số tổng đặt chỗ dễ thấy — người duyệt tìm nó trước tiên.
• Gửi định dạng không chỉnh sửa được để bảng không vỡ khi mở trên máy khác.
• Đặt tên tệp rõ: tên công ty mình, tên khách, ngày — họ sẽ lưu cùng nhiều báo giá khác.

Sau khi gửi

1. Hỏi lại sau vài ngày, một lần, lịch sự — không hỏi mỗi ngày.
2. Hỏi cần bổ sung gì thay vì hỏi đã duyệt chưa.
3. Không được chọn thì hỏi vì sao, và hỏi để học chứ không để tranh luận.
4. Lưu lại báo giá và kết quả — sau vài đơn là biết mình hay thua ở điểm nào.
5. Giữ liên lạc dù không trúng: năm sau họ vẫn cần, và người nhớ mình là người đã trả lời tử tế.

Báo giá không phải chỗ để gây ấn tượng. Nó là chỗ để người bên kia thấy rõ họ mua gì, trả bao nhiêu và nhận khi nào — làm được ba điều đó thì phần lớn đơn tự tới.

Câu hỏi thường gặp