Làm nhà cung cấp cho khách doanh nghiệp: báo giá và giữ mối
Bài trước nhìn đơn quà tặng lớn từ phía kho — cái gì làm chậm cả lô. Bài này nhìn từ phía trước: làm sao để nhận được đơn đó, và để năm sau họ quay lại.
Khách doanh nghiệp mua khác khách lẻ ở gần như mọi điểm: người chọn không phải người trả tiền, quyết định qua nhiều khâu, và mọi thứ đều cần giấy tờ.
Báo giá thế nào
- Trả lời nhanh — bên mua thường hỏi vài nơi cùng lúc, và người trả lời trước có lợi thế rõ.
- Báo giá bằng văn bản, có ngày và có hạn hiệu lực.
- Tách rõ từng khoản: đơn giá, khắc logo, bao bì, vận chuyển, thuế nếu có.
- Cho vài phương án theo mức ngân sách thay vì một phương án duy nhất — người đi hỏi thường phải mang về cho cấp trên chọn.
- Kèm ảnh thật của hàng, không chỉ ảnh mẫu.
- Ghi rõ mốc thời gian: chốt đơn ngày nào thì giao ngày nào.
Điểm bốn là điểm hay được đánh giá cao nhất: người đi hỏi giá đang cần một bộ hồ sơ để trình, và mình làm sẵn cho họ.
Giấy tờ họ cần
- Hoá đơn hợp lệ — đây thường là điều kiện bắt buộc, không phải tuỳ chọn. Nếu mình chưa xuất được thì phải nói ngay từ đầu.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có chữ ký hai bên.
- Biên bản giao nhận khi giao hàng.
- Thông tin doanh nghiệp của mình để họ làm thủ tục.
- Phần thuế và hoá đơn thì hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế cho đúng quy định hiện hành — đây không phải chỗ đoán.
Nói thẳng: không xuất được hoá đơn thì mất phần lớn khách doanh nghiệp, dù hàng đẹp tới đâu. Đây là rào cản kỹ thuật, không phải chuyện thuyết phục.
Mốc thời gian — chỗ hay vỡ nhất
- Hỏi ngày họ cần hàng trong tay, rồi tính ngược, và cộng thêm khoảng đệm.
- Nói rõ hạn chốt đơn: quá ngày đó thì không kịp, nói ngay chứ đừng nhận rồi chạy.
- Nhắc họ về khâu duyệt nội bộ — bên mua thường quên rằng chính họ mất một tuần để duyệt mẫu.
- Báo tiến độ chủ động, đừng đợi họ hỏi.
- Nếu trễ thì báo ngay khi biết, kèm phương án — báo sớm cứu được đơn, im lặng thì mất cả mối.
Điều họ ngại nhất
Người phụ trách mua quà ở doanh nghiệp có một nỗi lo rất cụ thể: bị sếp hỏi tại sao chọn nhà cung cấp này, và hàng có đúng hẹn không.
- Nên mọi thứ giúp họ giải trình đều có giá trị: báo giá rõ ràng, ảnh mẫu, cam kết bằng văn bản.
- Đúng hẹn quan trọng hơn rẻ. Đơn trễ làm họ mất mặt, và họ sẽ không quay lại dù giá tốt.
- Đừng đổi giá sau khi đã báo — họ đã trình con số đó lên trên rồi.
- Giữ liên lạc với một đầu mối, đừng để họ phải kể lại câu chuyện cho ba người khác nhau bên mình.
Khi bên mua so giá với nơi khác
Chuyện này gần như luôn xảy ra với đơn doanh nghiệp, và cách phản ứng quyết định mình có giữ được đơn hay không:
- Hỏi họ đang so với món nào — rất nhiều lần là so hai thứ khác nhau về chất liệu hoặc quy cách, và chỉ cần nói rõ điều đó là xong.
- Đừng hạ giá ngay. Hạ ngay khi bị so nghĩa là giá ban đầu chưa thật, và bên mua sẽ nhớ điều đó cho mọi lần sau.
- Nếu giảm thì đổi lại một điều gì đó: số lượng nhiều hơn, bớt một hạng mục, thanh toán sớm hơn.
- Nói rõ mình khác ở chỗ nào bằng thứ đo được — thời gian giao, chính sách đổi, bảo hành, ai chịu hàng lỗi.
- Chấp nhận mất đơn nếu nơi kia thật sự rẻ hơn ở cùng chất lượng; chạy theo bằng mọi giá là lỗ.
Một điều đáng nhớ: đơn mất năm nay không có nghĩa là mất khách. Nhiều bên mua quay lại năm sau sau khi đã thử nơi rẻ hơn — và lúc đó mình được chọn vì lý do bền hơn là giá.
Giữ mối cho năm sau
- Lưu hồ sơ đơn cũ: đặt gì, số lượng, mẫu nào, giá nào, ai phụ trách.
- Nhắn trước mùa — nhắc sớm hơn hai tháng, khi họ mới bắt đầu nghĩ tới.
- Đề xuất phương án mới dựa trên đơn năm ngoái, cho thấy mình có nhớ.
- Hỏi phản hồi sau khi giao: người nhận có thích không, có gì nên khác.
- Giữ quan hệ với người phụ trách — họ đổi việc thì có khi mang mình sang chỗ mới.
Đơn nào nên từ chối
- Gấp tới mức chắc chắn không kịp — nhận rồi trễ thì mất cả tiền lẫn tiếng.
- Số lượng vượt khả năng mà không có ai làm cùng.
- Yêu cầu chất lượng mà mình không đảm bảo được; nói thẳng và chỉ sang nơi khác nếu biết.
- Giá bị ép xuống dưới giá thành — nhận đơn lỗ để lấy tiếng thì thường không lấy được gì cả.
Từ chối tử tế và nêu lý do rõ ràng không làm mất mối — nhiều khi còn ngược lại, vì người mua nhớ ai đã nói thật với họ.