Giấy tờ khi làm với khách doanh nghiệp
Khách doanh nghiệp khác khách lẻ ở một điểm mà nhiều nhà cung cấp nhỏ không lường trước: họ cần giấy tờ. Không phải vì khó tính, mà vì bộ phận kế toán và bộ phận mua hàng của họ phải có đủ hồ sơ để thanh toán.
Thiếu giấy tờ là lý do phổ biến khiến một nhà cung cấp tốt bị loại ngay từ vòng đầu.
Hồ sơ năng lực — thứ nên chuẩn bị sẵn
Đây là tập tài liệu bạn gửi khi khách hỏi "bên anh chị làm được gì". Chuẩn bị sẵn một lần, dùng nhiều năm:
Giới thiệu ngắn gọn. Làm nghề bao lâu, chuyên gì, quy mô thế nào. Một trang là đủ — dài hơn thì không ai đọc.
Danh mục sản phẩm có ảnh. Ảnh chụp thật, rõ, có thông tin kích thước và chất liệu. Đây là phần khách xem kỹ nhất.
Các đơn đã làm. Loại hàng, số lượng, thời gian hoàn thành. Nếu khách cũ đồng ý thì nêu tên; không thì mô tả chung.
Năng lực sản xuất. Làm được tối đa bao nhiêu trong bao lâu, có khắc in được không, làm mẫu riêng được không.
Thông tin liên hệ rõ ràng — tên người phụ trách, số điện thoại, địa chỉ thật.
Để ở dạng tệp PDF, gửi được ngay khi khách hỏi. Chậm gửi một ngày là mất lượt.
Giấy tờ pháp lý khách hay yêu cầu
🔴 Phần này khác nhau tuỳ loại hình kinh doanh và tuỳ yêu cầu của từng khách. Hỏi kế toán hoặc người có chuyên môn về việc doanh nghiệp của bạn cần những gì — đừng dựa vào bài viết nào trên mạng, kể cả bài này.
Nhưng đây là những thứ khách doanh nghiệp thường hỏi tới, để bạn biết mà chuẩn bị:
Giấy tờ đăng ký kinh doanh.
Thông tin về thuế và khả năng xuất hoá đơn — đây là điểm quyết định với phần lớn khách doanh nghiệp, vì họ cần chứng từ để hạch toán.
Thông tin tài khoản ngân hàng đứng tên đơn vị.
Hợp đồng mua bán — nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải có, kể cả với đơn nhỏ.
Biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu với đơn lớn.
Giấy tờ về nguồn gốc hàng hoá nếu khách yêu cầu.
Nếu bạn chưa có đủ những thứ này thì nên biết sớm: có khách doanh nghiệp không thể mua từ bạn dù rất muốn, đơn giản vì kế toán của họ không thanh toán được.
Báo giá — cách viết để được chọn
Ghi rõ đã bao gồm những gì. Giá đã gồm hộp chưa, gồm khắc tên chưa, gồm vận chuyển chưa. Báo giá mập mờ khiến bên mua phải hỏi lại — và trong lúc đó họ đọc báo giá của nơi khác.
Ghi thời gian giao. Tính từ lúc nào — từ khi chốt đơn, từ khi duyệt mẫu, hay từ khi nhận cọc. Đây là chỗ hay hiểu lầm.
Ghi hiệu lực báo giá. Bao lâu thì giá này còn đúng.
Ghi điều kiện thanh toán. Cọc bao nhiêu, thanh toán khi nào.
Đưa vài phương án ở các mức giá. Khách thường phải trình lên cấp trên, và có lựa chọn thì họ dễ trình hơn.
Gửi đúng hạn họ yêu cầu. Nghe hiển nhiên, nhưng đây là lý do bị loại rất thường gặp.
Làm việc với bộ phận mua hàng
Người liên hệ với bạn thường không phải người quyết định cuối:
Họ cần đủ thông tin để trình lên. Gửi kèm ảnh, thông số, báo giá rõ ràng — làm cho việc trình của họ dễ đi.
Họ có thời hạn. Đáp nhanh là lợi thế lớn, đôi khi lớn hơn cả giá.
Họ so nhiều nơi. Đừng coi việc bị hỏi giá là đã có đơn.
Giữ liên lạc cả khi không được chọn. Đơn sau họ vẫn nhớ nơi làm việc chuyên nghiệp. Một câu cảm ơn khi trượt đơn có giá trị hơn người ta nghĩ.
Ghi lại mọi trao đổi. Người phụ trách bên khách có thể đổi, và người mới sẽ hỏi lại từ đầu — bạn có hồ sơ thì trả lời được ngay.
Quản lý đơn sau khi được chọn
Xác nhận lại toàn bộ bằng văn bản trước khi bắt đầu: số lượng, mẫu, màu, nội dung khắc in, ngày giao, địa chỉ giao, người nhận.
Duyệt mẫu có chữ ký hoặc xác nhận qua thư điện tử. Với đơn có khắc tên hay in logo thì đây là bước không được bỏ — sai một chữ là cả lô bỏ đi.
Báo tiến độ chủ động. Một tin nhắn "hàng đã vào sản xuất, dự kiến xong ngày X" làm khách yên tâm và giảm hẳn số lần họ hỏi.
Báo sớm nếu có trục trặc. Trễ mà báo trước thì còn xoay được; trễ mà giấu tới ngày giao thì hỏng cả quan hệ.
Giao kèm đủ chứng từ. Hoá đơn, biên bản giao nhận — thiếu là khách không thanh toán được và bạn chờ tiền.
Mấy điều đáng giữ
Không hứa cái chưa chắc làm được. Nhận đơn vượt năng lực rồi trễ hạn là cách mất khách doanh nghiệp vĩnh viễn — họ có lịch sự kiện, có kế hoạch, và trễ của bạn làm hỏng kế hoạch của họ.
Không bán bằng nỗi sợ. Với khách doanh nghiệp thì các câu về vận mệnh và may rủi càng không phù hợp — người mua hàng thường không phải người sẽ dùng, và họ đánh giá bạn theo mức chuyên nghiệp.
Trung thực về hàng. Chất liệu gì, xuất xứ đâu, làm được tới mức nào. Khách doanh nghiệp thường kiểm kỹ hơn khách lẻ.
Giữ giá nhất quán. Báo một giá rồi đơn sau tăng vọt không có lý do là chuyện họ ghi nhớ.
Đơn quà tặng theo mùa
Phần lớn đơn doanh nghiệp trong ngành này rơi vào dịp cuối năm, và nhịp làm việc khá cố định:
Khách bắt đầu hỏi giá từ khoảng tháng Chín, tháng Mười. Đây là lúc gửi hồ sơ năng lực và báo giá — muộn hơn thì họ đã chọn xong.
Chốt đơn thường vào tháng Mười một.
Giao trước Tết ít nhất hai tuần vì khách còn phải đóng gói, viết thiệp và đi tặng.
⇒ Lịch của bạn phải chạy trước lịch của khách. Chuẩn bị mẫu mới, cập nhật danh mục và bảng giá từ tháng Tám là hợp lý.
Và nhớ tính cả việc xưởng sản xuất cũng kín lịch trong giai đoạn đó — nhận đơn mà không chắc xưởng làm kịp là rủi ro lớn nhất của mùa này.
Giữ mối sau đơn đầu tiên
Đơn đầu tiên khó nhất, nhưng giá trị thật nằm ở các đơn sau:
Hỏi phản hồi sau khi giao. Người nhận thấy sao, có gì cần điều chỉnh cho lần sau.
Lưu lại đơn cũ. Năm sau họ thường muốn món khác nhưng cùng tầm giá — bạn có hồ sơ thì tư vấn được ngay.
Liên hệ trước mùa chứ đừng đợi họ gọi. Một tin nhắn vào tháng Chín nhắc rằng bạn đã sẵn sàng cho mùa mới thường đủ.
Người phụ trách có thể đổi. Giữ liên lạc với hơn một người trong công ty khách nếu có thể.
Tóm lại
Khách doanh nghiệp cần giấy tờ — không phải vì khó tính mà vì kế toán của họ phải có đủ hồ sơ để thanh toán, và thiếu giấy tờ là lý do phổ biến khiến nhà cung cấp tốt bị loại từ vòng đầu. Chuẩn bị sẵn một hồ sơ năng lực dạng PDF gửi được ngay. Hỏi kế toán hoặc người có chuyên môn về những giấy tờ pháp lý mà loại hình kinh doanh của bạn cần. Báo giá phải ghi rõ đã bao gồm gì, thời gian giao tính từ lúc nào, hiệu lực bao lâu, điều kiện thanh toán. Người liên hệ với bạn thường không phải người quyết — làm cho việc trình của họ dễ đi. Và đừng nhận đơn vượt năng lực rồi trễ hạn.