Sổ sách từ ngày đầu: cách biết mình đang lời hay lỗ, không phải đoán
Bốn bài trước của mục này nói việc phải làm trước khi nhập hàng, chuyện bán không cần mặt bằng, dấu hiệu nên đóng hoặc đổi hướng, và chuyện thuê người đầu tiên. Bài này nói thứ nằm dưới tất cả những việc đó: ghi chép.
Nghe khô khan, nhưng đây là khác biệt lớn nhất giữa người bán được ba năm rồi dừng và người bán được mười năm. Không phải ai giỏi chọn hàng hơn, mà là ai biết chắc mình đang lời hay lỗ, ở món nào.
🔴 Tách tiền nhà khỏi tiền hàng — làm ngay hôm nay
Đây là việc đầu tiên và là việc nhiều người bỏ qua lâu nhất. Dùng chung một ví, một tài khoản cho cả tiền chợ lẫn tiền nhập hàng thì sau ba tháng bạn sẽ không biết mình đang lời hay đang tiêu vào vốn.
- Mở một tài khoản riêng cho việc buôn bán. Mọi khoản thu chi của cửa hàng đi qua đó.
- Tự trả cho mình một khoản cố định hằng tháng, coi như lương. Lấy tiền lặt vặt từ két thì không bao giờ tính được chi phí thật.
- Vốn bỏ vào và tiền rút ra cũng ghi lại, đừng để lẫn với doanh thu.
Riêng việc này đã giải quyết được phần lớn cảm giác "bán thì có mà tiền không thấy đâu".
Bốn nhóm số cần ghi, không cần hơn
- Bán ra — ngày, món, số lượng, giá bán, khách nào nếu là khách sỉ.
- Nhập vào — ngày, món, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp, kèm phí vận chuyển của lô đó.
- Chi phí — thuê chỗ, điện nước, bao bì, phí giao hàng, quảng cáo, lương.
- Tồn kho — còn gì, bao nhiêu, để ở đâu.
Ghi được bốn nhóm này đều đặn thì bạn trả lời được gần hết câu hỏi quan trọng. Thêm gì nữa là tuỳ nhu cầu, nhưng thiếu một trong bốn là mù một mảng.
Ghi bằng gì cũng được, miễn ghi đều
Sổ giấy, bảng tính trên máy, hay phần mềm bán hàng — cái nào bạn thật sự dùng mỗi ngày là cái tốt nhất. Nhiều người mua phần mềm xịn rồi bỏ sau hai tuần vì rườm rà, trong khi một bảng tính bốn cột dùng được nhiều năm.
Vài điều nên có dù dùng cách nào: lưu bản sao ở nơi khác (đừng chỉ nằm trong một cái máy hay một cuốn sổ duy nhất), và ghi ngay trong ngày. Ghi dồn cuối tuần thì bao giờ cũng sót.
Lời thật không phải là giá bán trừ giá nhập
Đây là chỗ nhầm phổ biến nhất. Một món nhập trăm nghìn bán trăm rưỡi trông như lời năm mươi, nhưng trừ tiếp bao bì, phí giao, phần hàng vỡ, phần chiết khấu đã cho, và phần chi phí chung chia đều thì con số còn lại thường thấp hơn nhiều.
Cách tính đơn giản đủ dùng cho cửa hàng nhỏ: lấy tổng doanh thu tháng trừ tổng tiền hàng đã bán, ra lời gộp; rồi trừ tiếp toàn bộ chi phí trong tháng, ra lời thật. Làm mỗi tháng một lần, mất chừng một tiếng.
Nếu con số cuối cùng âm trong ba tháng liên tiếp thì đó là dữ liệu, không phải cảm giác — bài về dấu hiệu nên đóng hoặc đổi hướng trong mục này nói tiếp phần đó.
Hàng tồn là tiền đang nằm yên
Nhiều cửa hàng nhìn kho đầy thì thấy yên tâm, trong khi thực ra đó là tiền đang bị khoá. Mỗi quý nên nhìn lại danh sách tồn và đánh dấu ba nhóm: bán đều, bán chậm, và không nhúc nhích quá sáu tháng.
Nhóm thứ ba cần một quyết định, không cần thêm thời gian. Giảm giá, gom thành combo, đẩy cho khách sỉ, hay dùng làm quà tặng kèm — cách nào cũng hơn là để đó chờ phép màu. Bài về xử hàng lỗi còn lại trong kho ở mục khác cũng đi theo nguyên tắc này.
Biết món nào đang nuôi mình
Sau vài tháng có số liệu, hãy xếp hàng hoá theo lời thật mang về, không theo doanh thu. Thường sẽ lộ ra một sự thật bất ngờ: một nhóm nhỏ mặt hàng làm ra phần lớn lợi nhuận, còn một nhóm lớn thì chỉ làm bận rộn.
Biết điều đó rồi thì mọi quyết định sau dễ hẳn: nhập thêm cái gì, bỏ bớt cái gì, trưng cái gì ở chỗ đẹp nhất, và dành công sức chăm nhóm khách nào.
Giấy tờ và nghĩa vụ thuế
Khi việc buôn bán lớn dần, sẽ tới lúc phải tính chuyện đăng ký kinh doanh, hoá đơn và nghĩa vụ thuế — nhất là khi bạn muốn bán cho khách doanh nghiệp, vì họ cần chứng từ. Quy định thay đổi theo thời điểm và theo hình thức kinh doanh, nên hỏi cơ quan thuế địa phương hoặc người làm kế toán thay vì nghe truyền miệng.
Việc ghi chép đều đặn từ ngày đầu khiến bước này nhẹ đi rất nhiều. Người có sổ sách sạch chỉ cần sắp lại; người không có thì phải dựng lại từ trí nhớ.
Nói gọn lại
Tách tiền nhà khỏi tiền hàng, ghi bốn nhóm số mỗi ngày, tính lời thật mỗi tháng, soát tồn kho mỗi quý. Bốn thói quen đó không tốn tiền, chỉ tốn kỷ luật, và chúng đổi cảm giác mơ hồ về việc buôn bán thành mấy con số bạn nhìn thẳng vào được.