Đặt theo lô: quy trình từ lúc hỏi tới lúc hàng về kho
Người mua lần đầu hay hình dung đặt lô giống mua lẻ, chỉ khác số lượng. Thực tế nó là một chuỗi bước, mỗi bước cần một quyết định, và đơn chậm gần như luôn vì kẹt ở một bước cụ thể chứ không phải vì bên bán lười.
Bài này mô tả chuỗi đó để anh chị biết mình đang ở đâu và cần làm gì tiếp.
Bước 1 — Gửi yêu cầu
Yêu cầu càng cụ thể thì các bước sau càng nhanh. Bốn thông tin nên có ngay từ đầu:
- Nhóm hàng hoặc mã cụ thể nếu đã biết.
- Số lượng dự tính — con số thật, không cần chính xác tuyệt đối.
- Ngày cần hàng. Đây là thông tin quan trọng nhất và hay bị quên nhất.
- Nơi nhận.
Thiếu ngày cần hàng thì đơn bị xếp theo thứ tự thông thường, và anh chị có thể nhận hàng sau ngày mình mong.
Bước 2 — Chốt danh mục
Đây là bước tốn thời gian nhất và cũng là bước quyết định nhất. Người mua chọn mã và số lượng cuối cùng.
Chỗ hay kẹt: chốt rồi lại đổi. Mỗi lần đổi là phải kiểm tồn lại từ đầu, và với hàng gom từ nhiều nơi thì lần kiểm sau có thể ra kết quả khác lần trước.
Cách tránh: dành thời gian ở bước này, hỏi hết những gì cần hỏi, rồi chốt một lần.
Bước 3 — Xác nhận tồn thực tế
Bên bán kiểm và trả lời ba nhóm:
- Có đủ, lấy ngay được.
- Có một phần — nói rõ bao nhiêu, phần còn lại bao lâu.
- Không có — kèm gợi ý mã tương đương nếu có.
Ở bước này anh chị cần quyết: chờ cho đủ, hay lấy phần có trước. Với người có ngày khai trương cố định thì thường nên lấy trước phần có.
Bước 4 — Báo giá và chốt điều kiện
Ngoài đơn giá, những điều nên có trong bản chốt:
- Tổng tiền và mức cọc.
- Thời gian giao dự kiến, và cách xử nếu trễ.
- Điều kiện giao — tới đâu, ai chịu vận chuyển.
- Chính sách hàng lỗi và thời hạn báo.
- Chứng từ đi kèm.
Với đơn giá trị lớn, những điều này nên nằm trên giấy hoặc ít nhất trong tin nhắn có thể tra lại — không phải để phòng nhau, mà để hai bên nhớ giống nhau sau vài tuần.
Bước 5 — Cọc và bắt đầu gom
Sau khi cọc, bên bán bắt đầu gom hàng. Với lô gom từ nhiều nguồn thì đây là giai đoạn im ắng nhất và cũng là lúc người mua sốt ruột nhất.
Điều nên thống nhất trước: bao lâu báo tiến độ một lần. Có mốc rõ thì không ai phải nhắc ai.
Bước 6 — Đóng gói theo lô
Khác đóng gói bán lẻ ở chỗ tính tới chồng xếp và bốc dỡ nhiều lần. Anh chị nên nói trước nếu có yêu cầu riêng:
- Chia kiện theo mã để dễ kiểm khi nhận.
- Dán nhãn ngoài kiện ghi mã và số lượng.
- Tách riêng phần hàng dễ vỡ.
Ba việc này làm lúc đóng gói thì gần như không tốn thêm gì, nhưng yêu cầu sau khi đã đóng xong thì phải mở ra làm lại.
Bước 7 — Giao và nghiệm thu
Bước cuối, và là bước quyết định đơn này có êm hay không. Phần kiểm hàng đã nói kỹ ở bài riêng, tóm lại: đếm kiện, xem niêm phong, kiểm mẫu, ghi nhận ngay nếu có vấn đề.
Ba chỗ hay kẹt nhất
Theo những gì thường gặp:
- Người mua đổi danh mục sau khi đã chốt — kéo lùi về bước 3.
- Không thống nhất ngày cần hàng từ đầu — tới lúc gấp mới nói thì không xoay kịp.
- Chờ đủ toàn bộ mới giao trong khi phần lớn hàng đã sẵn sàng. Chia làm hai đợt thường tốt hơn, nếu anh chị chấp nhận nhận hai lần.
Với đơn đặt lại lần sau
Từ lần hai trở đi, chuỗi này rút ngắn đáng kể vì hai bên đã biết nhau: danh mục có sẵn để tham chiếu, điều kiện đã thống nhất, cách đóng gói đã quen.
Đây cũng là lý do gắn bó một nguồn có giá trị thật, không chỉ ở mức chiết khấu mà ở thời gian tiết kiệm được mỗi đơn.
Theo dõi đơn: một bảng đơn giản là đủ
Người đặt đều mỗi tháng nên có chỗ ghi lại, không cần phần mềm gì:
- Ngày đặt và ngày nhận thực tế — sau vài đơn sẽ biết thời gian thật của nguồn này, khác với thời gian được hứa.
- Tỷ lệ giao đủ — bao nhiêu phần trăm mã được giao đúng số lượng đã chốt.
- Số món lỗi.
- Số lần phải nhắc.
Bốn cột này cho anh chị biết nên đặt trước bao lâu cho đơn sau, và là căn cứ để nói chuyện khi cần điều chỉnh. Nó cũng công bằng với bên bán: một đơn trễ vì lý do khách quan khác hẳn một nguồn trễ đều đặn, và chỉ có ghi chép mới phân biệt được hai điều đó.