Duyệt mẫu trước khi vào lô lớn: bước không được bỏ

Ba bài trước nói cách làm việc khi đặt theo lô, đặt lô theo mẫu riêng, và tính giá thành một lô đặt riêng. Bài này nói bước nằm giữa hai việc đó: duyệt mẫu.

Đây là bước hay bị bỏ vì nó làm chậm tiến độ một tuần. Nhưng một tuần đó rẻ hơn nhiều so với một lô hàng không dùng được — và lô hàng sai thì không ai chịu thay mình.

Xin mẫu gì

• Mẫu làm đúng quy trình của lô thật, không phải mẫu làm tay riêng cho đẹp.
• Đúng vật liệu, đúng lô vật liệu nếu có thể — đá và gỗ thì lô khác là màu khác.
• Đủ các cỡ nếu lô có nhiều cỡ; đừng duyệt một cỡ rồi suy ra cỡ còn lại.
• Kèm cả bao bì và nhãn nếu đó là phần của đơn hàng.
• Hai mẫu giống nhau: một mình giữ, một bên làm giữ — đây là cách tránh tranh cãi sau này.

Kiểm những gì

1. Kích thước bằng thước, không bằng mắt; ghi số đo thật vào biên bản.
2. Trọng lượng nếu đó là yếu tố ảnh hưởng tới giá hoặc tới cảm nhận của khách.
3. Màu sắc dưới ánh sáng tự nhiên, không chỉ dưới đèn xưởng.
4. Bề mặt hoàn thiện: độ bóng, vết mài, chỗ nối, bavia.
5. Chi tiết nhỏ: khắc, in, khoá, dây, đế.
6. Thử như khách sẽ dùng: đeo lên, đặt xuống bàn, mở ra đóng lại.

Ghi nhận xét cho rõ

• Viết ra, không nói miệng — nói miệng là nguồn của phần lớn tranh cãi về sau.
• Cụ thể bằng số: rộng thêm hai phân, không phải rộng hơn chút nữa.
• Kèm ảnh có khoanh chỗ cần sửa.
• Tách rõ phải sửa và có thể chấp nhận — trộn hai nhóm thì bên làm không biết ưu tiên gì.
• Nêu dung sai chấp nhận được: hàng thủ công không bao giờ giống hệt nhau, nói trước biên độ thì cả hai đỡ mệt.

Thời gian và chi phí làm mẫu

• Hỏi phí làm mẫu ngay từ đầu và hỏi có trừ vào đơn lớn không — nhiều nơi có trừ.
• Tính thời gian làm mẫu vào lịch giao, đừng để nó ăn vào phần sản xuất.
• Đừng ép làm mẫu quá gấp: mẫu vội thì không phản ánh đúng lô thật.
• Một vòng sửa mẫu là bình thường; ba bốn vòng thì nên xem lại mình mô tả yêu cầu đã rõ chưa.

Niêm mẫu đã duyệt

1. Ký hoặc dán tem lên mẫu đã duyệt, ghi ngày.
2. Chụp ảnh mẫu từ nhiều góc kèm thước để thấy kích thước.
3. Mỗi bên giữ một mẫu, cất nơi khô ráo cho tới khi giao xong lô.
4. Ghi vào đơn đặt hàng rằng lô sản xuất theo mẫu đã duyệt ngày đó.
5. Đổi mẫu giữa chừng thì làm lại bước duyệt, và ghi lại — không có mẫu nào được đổi bằng lời.

Khi hàng lô về

• Lấy ngẫu nhiên nhiều thùng, không chỉ mở thùng trên cùng.
• So trực tiếp với mẫu đã niêm, đặt cạnh nhau chứ đừng so bằng trí nhớ.
• Đo lại kích thước trên vài món lấy ngẫu nhiên.
• Ghi tỉ lệ lệch: bao nhiêu món trên bao nhiêu món kiểm.
• Kiểm sớm khi hàng vừa về, đừng để tới lúc khách phát hiện.

Nếu lô lệch mẫu

• Báo ngay kèm ảnh so sánh mẫu và hàng thật, chụp cùng một khung.
• Nêu rõ mình đề nghị gì: làm lại, giảm giá, hay nhận một phần.
• Lệch nhẹ mà bán được thì thương lượng giảm giá thường nhanh hơn làm lại.
• Lệch tới mức không bán được thì đừng nhận cho xong việc — ôm vào là mình gánh cả lô.
• Ghi lại vụ này và tính vào đánh giá nhà cung cấp cho lần sau.

Mẫu cho khách của mình xem

• Giữ lại vài món của lô đầu làm mẫu trưng bày và mẫu đối chiếu.
• Nói rõ với khách về dung sai nếu là hàng tự nhiên — nói trước thì không ai phàn nàn.
• Ảnh bán hàng chụp từ hàng thật, không dùng ảnh nhà cung cấp gửi nếu nó đẹp hơn hàng mình có.
• Cập nhật mẫu trưng bày khi đổi lô — bày mẫu lô cũ mà giao lô mới là nguồn khiếu nại.

Với nhà cung cấp mới

• Đặt lô nhỏ trước, dù giá đơn vị cao hơn — đây là học phí rẻ nhất.
• Hỏi họ có làm mẫu không và mất bao lâu; nơi từ chối làm mẫu cho đơn lớn là dấu hiệu đáng lưu ý.
• Hỏi năng lực thật: mỗi tháng làm được bao nhiêu, đã làm đơn cỡ này chưa.
• Đi xem xưởng nếu đơn lớn — một buổi đi xem nói nhiều hơn mười cuộc gọi.

Duyệt mẫu là bước rẻ nhất trong cả quy trình. Bỏ nó để tiết kiệm một tuần là đổi một tuần lấy cả lô hàng — và đó là phép đổi không bao giờ có lợi.

Câu hỏi thường gặp